Fatturazione elettronica cosa serve per adeguarsi e quale è la soluzione migliore per il tuo hotel

 

Quando si fissò il termine del 1 gennaio 2019 per l’obbligo della Fatturazione Elettronica obbligatoria, tutti credevano che fosse un giorno lontanissimo, ed invece eccolo qua! siamo a poche decine di giorni dall’entrata in vigore e tutti, volenti o nolenti, dovranno adeguarsi.

Tu sei pronto a questa scadenza? Di seguito potrai leggere le cose più importanti da sapere per l’adeguamento del tuo Hotel.

Mo cosa è questa fattura elettronica? forse un file digitale della classica fattura che emettiamo attualmente? Assolutamente no!

La fatturazione elettronica è un sistema digitale per l’emissione, la trasmissione e la conservazione delle fatture senza l’uso della carta.

Diciamo che questa fattura non è una novità assoluta, e chi lavora con la pubblica amministrazione già la conosce, si proprio così perché in questi casi la fattura elettronica è già realtà dal 2015. Infatti chi ha avuto rapporti con un qualsiasi ente pubblico si dal quella data è stato obbligato ad emettere una fattura elettrica.

Ad ogni buon conto che tu lavori con la pubblica amministrazione o no dal 1 gennaio 2019 la fattura elettronica sarà l’unico tipo di fattura che potrai emettere come prevede la legge di Bilancio 2018 e tutto ciò significa che le fatture con word, excel, a mano o quelle generate dal tuo PMS non saranno più ammesse.

Ma andiamo per ordine, come funziona tutto il ciclo della fatturazione?

Tutte le fatture elettroniche devono essere emesse, trasmesse e conservate in un formato digitale chiamato XML (eXtensible Markup Language). L’XML è un linguaggio informatico che  tu, caro albergatore dovresti conoscere già, è quello che viene usato da tutti i channel manager per inviare disponibilità, tariffe, restrizioni, etc. e ricevere prenotazioni dalle OTA. Questo consente il controllo degli tutti gli elementi inseriti in un documento: senza l’uso di questo linguaggio, non potranno avvenire i controlli previsti dalla legge.

  1. Generare il file in formato XML come previsto dalla legge; i dati obbligatori sono elencati nella normativa di riferimento – art. 21 del DPR 633/72 e art. 21bis del DPR 633/72 per la fattura semplificata;
  2. Inviare il file allo SDI (Sistema di interscambio) dell’Agenzia delle Entrate, il quale le controllerà e le invierà al destinatario, quindi il tuo cliente;
  3. Ricevere la conferma di avvenuta ricezione e accettazione dal SDI;
  4. Conservare il file 10 anni come previsto dalla legge

Lo SDI oltre ad inviare le fatture al tuo cliente, darà la possibilità al tuo commercialista di importarle nel suo software e quindi non ci sarà più l’esigenza della consegna di questi documenti.

Questa è una procedura molto macchinosa e complica di non molto l’operatività e la velocità del tuo staffa al front office, ci sono diverse soluzioni ma quella che ti consiglio io è una.

La soluzione a costo zero potrebbe essere quella di avvalerti degli strumenti che ti fornisce l’Agenzia delle Entrate sul suo sito, ma questa servizio gratuito non fornisce ne assistenza ne formazione e quindi molto dispendiosa dal punto di vista del tempo da dedicarci.

La soluzione più economica è quella di affidarti ad un software esterno (Aruba, Fatture in Cloud, etc.) per la gestione dei file. In pratica il tuo PMS ti genererebbe solo il file XML e tu affideresti a queste piattaforme l’invio allo SDI e la conservazione. di sicuro questa è la soluzione meno costosa, ma gestire tutto la fatture con due software abbasserebbe l’efficienza del processo ed aumenterebbero le possibilità di errori.

La soluzione che consiglio è questa che garantisce la massima efficienza ma è meno conveniente dal punto di vista economico delle precedenti. Secondo me la migliore soluzione è  quella di affidarsi al tuo PMS gestire tutto il processo. Quasi tutti i PMS si sono adeguati e ti permettono di adempiere agli obblighi di legge senza modificare molto le procedure al tuo check-out e di archiviare tutti i documenti con facilità e potervi accedervi in qualsiasi momento. Questa soluzione non ti farà perdere tanto tempo che potrai dedicare ai tuoi ospiti il vero punto di forza del tuo business

Caro albergatore stai tranquillo, non solo gli hotel sono obbligati a questo tipo di fattura ma tutti i settori dovranno adeguarsi e quindi anche le fatture che riceverai dai tuoi fornitori, il cosiddetto ciclo passivo, ti saranno inviate in formato elettronico e quindi neanche tu riceverai più i documenti cartacei dai tuoi fornitori ma ti saranno inviati dallo SDI.

Spero di averti chiarito la situazione sulla fatture elettronica ma se non fosse così non esitare, contattaci e saremo ben lieti di affiancarti nel processo decisionale.

 

 

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