Accordi con Agenzie e Tour Operators – cosa fare prima di rinnovarli

 

 

 

Tutte le strutture con apertura stagionale, sono ormai nel pieno della stagione turistica, che per quanto quest’anno abbia stentato a decollare, a causa delle condizioni meteo avverse, è finalmente scoppiata, e con lei i planning sono ritornati ad essere pieni di prenotazioni.
Attenzione però! Da qualche giorno siamo entrati nel mese più importante, dal punto di vista strategico. Certo! Hai capito bene, a luglio più che agosto, perchè secondo me è proprio in questo mese che si decreta il successo della stagione in corso e si gettano le basi per la prossima stagione lavorativa. In questo periodo l’albergatore,oltre a gestire tutte le incombenze di un hotel pieno di ospiti, e tutte le problematiche relative a staff, fornitori, ecc, deve anche:

ottimizzare i Ricavi
Di notevole importanza risulta ottimizzare le tariffe. Luglio è il mese in cui, a causa della forte pressione della domanda, un buon revenue manager riesce ad ottimizzare di molto i ricavi di agosto … se non hai fatto l’errore di essere già fully booked! Se cosi fosse hai fatto quello che in gergo tecnico si chiama “SPILLAGE”, Leggi Anche: Spillage e Spoilage: come non cadere in questi errori
pianificare la prossima stagione
Per ultimo, ma di pari o superiore importanza, questo è il periodo in cui si siglano gli accordi con Agenzie e Tour operators per la prossima stagione lavorativa.
Molto spesso sento dire

 

I contratti con i TO sono indispensabili per il mio hotel, mi permettono di creare quello zoccolo di prenotazioni sicure che mi fanno stare tranquillo… soprattutto in bassa stagione!

 

 

 

 

 

Ma quanto costa questa tranquillità? 

 

 

Proviamo ad analizzare alcune delle insidie che si nascondono dietro a questi contratti.

Sempre più allottments
Contrattisti e TO, ti propongono  di confermare se non aumentare il numero di allotments, bloccandoti di fatto le tariffe (tariffe FIT) un anno prima per un anno dopo, con la conseguenza di non poterle modificare in se alla pressione della domanda, e in momento in cui, non sono ancora definiti la maggior parte degli eventi che influenzeranno la tua “piazza” nel prossimo anno.
Nessun conTrollo sulla tariffa di vendita
Con questi contratti, il TO, una volta negoziato le tariffe, aggiunge una percentuale di ricarico – Mark Up – a sua discrezione che può anche mutare nel tempo, sottraendoti di fatto il controllo sulle tariffe finali di vendita e mettendoti nella posizione di non essere coerente nella tua politica di distribuzione.

 

Tariffe… ma quanto veramente negoziate?

Molto spesso, tra un contratto e l’altro le percentuali di incremento della tariffe,  rispetto all’anno precedente, sono davvero esigue ed in alcuni casi non superano il 2% e quindi i margini di trattativa sono molto risicati. Ovviamente più il TO avrà in mano un numero elevato di allotments, e maggiore è la propensione a “sottostare” nella trattativa, da parte dell’albergatore.
Pagamenti
Non da ultimo, c’è la questione dei pagamenti. Sì perché i clienti che prenotano attraverso i TO, non saldano alla partenza, come fanno gli ospiti che prenotano direttamente o attraverso le OTA. Il pagamento sarà effettuato, nella migliore delle ipotesi a 30/60 giorni, il che non è il massimo dal punto di vista finanziario, soprattutto in avvio di stagione dove il cash flow è sempre basso.

 

 

Quindi prima di RINNOVARE i contratti, siamo sicuri di AVER fatto tutte le analisi e le valutazioni per affrontare al meglio l’incontro con il contract manager ?

 

Queste sono solo alcune delle analisi che andrebbero fatte prima di sedersi per rinnovare l’accordo:
  • durante i periodi di completo utilizzo degli allotments da parte dei TO, quante camere ho rifiutato per mancanza di disponibilità?
  • vantaggi, in termini di produzione, che ti ha dato nei periodi di bassa occupazione sono superiori o inferiori agli svantaggi che ti ha dato nei periodi di alta occupazione? – displacement –
  • che capacità di spesa hanno gli ospiti che che hanno prenotato attraverso i TO? Ovvero, quanto spendono al ristorane, bar, spa, ecc.?
  • hai calcolato il costo finanziario del modalità di pagamento ?
Mi rendo perfettamente conto, che in questo mese, con le miriadi di problematiche con cui l’albergatore deve confrontarsi, diventa difficoltoso trovare del tempo per fare lunghe ed approfondite analisi in vista delle trattative, a volte estenuanti, e quindi si corre il rischio, di “cedere” per sfinimento, senza l’aiuto di un valido supporto che il nostro team sarà pronto a darti!.

Hai bisogno di un supporto per pianificare la prossima stagione, il nostro team ti supporterà costantemente

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