L’overbooking alberghiero: come incrementare le entrate del tuo hotel

Che cosa è L’overbooking
In italiano sovraprenotazione. L’overbooking è la pratica di accettare un numero maggiore di prenotazioni rispetto alla propria disponibilità, in previsione di possibili rinunce.

Da dove nasce l’overbooking
Nasce dall’esigenza delle compagnie aeree di vendere tutti i posti disponibili su ogni aereo.  In un periodo dove non esistevano le prenotazioni on line e la conferma diretta, ma le prenotazioni si effettuavano in agenzia e senza alcun deposito, si poteva “bloccare il volo” per un periodo che di solito era 24/48 ore. Molte di queste “prenotazioni” non si concretizzavano e quindi, per evitare il rischio invenduto, le compagnie aeree, attraverso le loro analisi, mettevano in vendita più posti di quanti realmente disponibili.
L’overbooking in Hotel
Tutti gli hotel, che hanno politiche di cancellazioni più o meno flessibili, sono soggetti alle cancellazioni, soprattutto sotto data, e quindi corrono il rischio di avere camere invendute e di conseguenza rischiano una perdita di fatturato, magari con il rammarico di aver rinunciato ad altre richieste di prenotazione.
Vantaggi dell’Overbooking  
Fare overbooking ha i suoi vantaggi, tra questi c’è sicuramente quello di avere maggiori possibilità di raggiungere il 100% di occupazione,  aumentare le entrate ed ottimizzare gli utili.
In alcune realtà, diventa indispensabile applicarlo per proteggersi da due fenomeni, molto frequenti negli ultimi periodi, quello delle prenotazioni multiple (con relative cancellazioni a grappoli entro il periodo di free cancellation) e quello dell’abbassamento di tariffa sotto data.
quali variabili analizzare
Per applicare l’overbooking in modo corretto,  è necessario analizzare ed interpretare i dati. In questo caso bisogna analizzare lo storico per rilevare:
  1.    No-Show
  2.    Cancellazioni
  3.    Partenze Anticipate
  4.    Walk-in
  5.    Overstay
Con questi dati è possibile elaborare la migliore strategia e decidere di quanto andare in overbooking.
Le differenze tra Overbooking e Oversale
Attenzione però, perché la chiusura naturale di questo processo prevede che le prenotazioni accettate in eccesso si compensino con le cancellazioni, se questo non avviene l’overbooking diventa oversale (eccesso di vendita). Le cause di questo elemento distorsivo sono sicuramente una non corretta analisi dei dati, ma potrebbe essere anche dovuto da un non corretto inserimento delle prenotazioni.
Oltre all’analisi dei dati, per far fronte agli eventuali oversale, è importante collaborare con strutture simili alle nostre e nelle vicinanze, e soprattutto è fondamentale formare lo staff che dovrà gestire la “riprotezione” dell’ospite, a mio parere il vero elemento determinante. 
Cosa dice la legge italiana
Qualunque sia lo strumento con cui avviene la prenotazione, corrisponde sempre e comunque ad un contratto, e quello alberghiero non ha una propria disciplina, per cui il codice civile lo inserisce tra i contratti atipici.
In termini di legge, quindi, l’oversale è un vero e proprio inadempimento contrattuale, che sia stato fatto consapevolmente (tecnica per aumentare i ricavi) o inconsapevolmente (errori materiali nell’inserimento delle prenotazioni) e quindi  prevede  “obblighi contrattuali di protezione” a carico dell’hotel. Alla struttura viene imposto di “riproteggere” il cliente presso una struttura vicina, di pari categoria o superiore, accollandosi ogni spesa, compresa quella del trasporto e avendo altresì il dovere alla restituzione del doppio della caparra versata”.
Gli svantaggi dell’ Overbooking
L’overbooking ha comunque degli svantaggi:
  • i costi da sostenere per la rilocazione presso un’altra struttura, trasferimento compreso.
  • deludere l’ospite che avrebbe voluto soggiornare presso il tuo hotel
  • possibilità di recensione negativa
conviene applicare l’ overbooking?
Applicare l’overbooking non è sicuramente semplice, ma applicato correttamente può dare incrementi significativi in termini di ricavi e soprattutto consentire di ottimizzare degli utili!
Case History: Riportezioni 
Durante la di collaborazione con il Panorama Group abbiamo utilizzato spesso questa leva anche perché avevamo la possibilità di riproteggere gli ospiti presso un Aparthotel, nelle immediate vicinanze, gestita dallo stesso gruppo. I risultati sono stati veramente fantastici, perché oltre ad  avere incrementi (per quei giorni) fino al 15%, non abbiamo riscontrato incidenze negative sulla brand reputation, anzi gli ospiti erano favorevolmente sorpresi da questo cambio, tanto da aver coniato, insieme allo staff del front office una nuova categoria di ospiti, “riprotetti e contenti”!
Tutto questo è stato possibile grazie ad un accurato lavoro di formazione su tutto il reparto ricevimento, redigere i turni in base alle attitudini di ogni receptionist, utilizzando al momento giusto il personale come maggiore capacità nel gestire una riprotezione.

anche tu vuoi incrementare i tuoi ricavi applicando correttamente l’overbooking?

Leave a comment